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El software de gestión de visitantes rastrea y gestiona a los visitantes que entran y salen de la oficina de una empresa. Estas herramientas están diseñadas para hacer que el proceso de registro de visitantes sea más fluido, lo que a su vez puede mejorar la experiencia general del visitante. Algunas soluciones ofrecen auto-registro para los visitantes. Otras son administradas por el personal, lo que les da la capacidad de gestionar activos como tarjetas de acceso y llaves. El software de gestión de visitantes generalmente tiene la capacidad de notificar al empleado necesario que el visitante ha llegado. Este software también puede documentar y recopilar información específica sobre el paradero de esos visitantes dentro del edificio. En general, estas soluciones están diseñadas para aumentar la seguridad del edificio y proteger sus instalaciones y empleados.
Beneficios clave del software de gestión de visitantes
El software de gestión de visitantes ofrece una serie de beneficios a sus usuarios, incluyendo pero no limitándose a los siguientes:
Mejor seguridad en la oficina — Una solución de software de gestión de visitantes puede mejorar el sistema de seguridad existente de un edificio. Estas soluciones requieren que todos los visitantes se registren, lo que notifica a la parte necesaria cuando alguien entra y sale de la oficina.
Proceso de registro de visitantes simplificado — Ya no es necesario que el personal del edificio verifique manualmente las tarjetas de identificación o llame a la oficina para informar que un visitante ha llegado. Estas soluciones permiten que las licencias de conducir u otras formas de identificación se escaneen directamente en la plataforma. También pueden notificar al empleado necesario que su visitante ha llegado.
Información confiable — El software de gestión de visitantes almacena información sobre los visitantes entrantes y salientes. Si alguna vez hay una emergencia dentro del edificio, las autoridades pueden revisar el software para ver exactamente quién ha visitado la oficina.
El software de gestión de visitantes puede ser utilizado por cualquier empresa que espere regularmente visitantes. Las siguientes empresas son solo algunas que pueden beneficiarse del software de gestión de visitantes.
Oficinas corporativas — Los grandes edificios de oficinas suelen albergar múltiples oficinas. Estas oficinas tendrán regularmente visitantes, ya sean clientes que vienen para una reunión o candidatos para entrevistas de trabajo. Estas soluciones pueden ayudar a los visitantes a encontrar la oficina correcta para llegar a tiempo a su cita.
Campus universitarios — Algunos campus pueden tener áreas restringidas solo para el personal y el profesorado. El software de gestión de visitantes garantizará que solo el personal y el profesorado autorizados puedan acceder a esas áreas en el campus universitario.
Escuelas primarias y secundarias — Las escuelas K–12 generalmente requieren que sus visitantes usen credenciales de identificación al entrar a la escuela. El software de gestión de visitantes puede ayudar a gestionar estas credenciales de identificación.
Como todo software de gestión de visitantes tiene el mismo propósito, los diferentes tipos de soluciones no varían mucho. Los usuarios pueden encontrar dos opciones diferentes en la forma en que se administra este software.
Gestión de visitantes de autoservicio — Este tipo de software de gestión de visitantes permite a los visitantes registrarse por sí mismos. Los visitantes pueden ingresar su información en el dispositivo, y una vez que se envía, el software enviará una notificación al empleado que espera a ese visitante.
Gestión de visitantes administrada por el personal — Estas soluciones son administradas por miembros del personal del edificio. El personal del edificio puede registrar a los visitantes y escanear rápidamente cualquier forma necesaria de identificación. Luego, el personal puede llamar al empleado que espera al visitante para informarles que han llegado.
Las siguientes características se encuentran comúnmente en el software de gestión de visitantes:
Gestión y reporte de visitantes — Esta es posiblemente la característica más valiosa de este tipo de software. Esta característica retiene información sobre los visitantes de su oficina, como la hora exacta en que ingresan a la oficina, junto con la duración exacta de la visita. Estos datos pueden usarse para rastrear la ubicación precisa de visitantes específicos y crear informes sobre el flujo de visitantes.
Auto-registro — Esto permite a los visitantes registrarse por sí mismos, en lugar de necesitar registrarse con el personal del edificio. La solución de gestión de visitantes generalmente se configura en un quiosco de tabletas y requiere que ingresen información como su nombre, correo electrónico y propósito de la visita.
Notificaciones — Una vez que un visitante se registra usando el software, puede notificar al empleado que espera al visitante que ha llegado.
Pre-registro — Las empresas pueden usar este software para pre-registrar a sus invitados. Usando estas herramientas, las empresas pueden enviar correos electrónicos a sus visitantes para recopilar la información necesaria antes de su visita.
Las siguientes tendencias están en aumento en la industria del software de gestión de visitantes.
Aumento del autoservicio — Gracias a tecnologías como los códigos QR, el software de gestión de visitantes sigue evolucionando para incluir más opciones de autoservicio. Con estos avances, los recepcionistas y otros miembros del personal del edificio ya no necesitan realizar múltiples pasos para registrar a un solo visitante. El personal incluso puede gestionar múltiples edificios a través de pantallas de video y enlaces de red, gracias al software de gestión de visitantes de autoservicio.
Mayor variedad de opciones de identificación — Proporcionar credenciales a un visitante es crucial para un lugar de trabajo que experimenta un flujo constante de visitantes. El software de gestión de visitantes está evolucionando y comenzando a proporcionar más tipos de credenciales a los visitantes. Esto puede incluir credenciales móviles, códigos QR o la típica credencial de visitante. Esto acelera el proceso de registro, ya que los visitantes habrán sido pre-evaluados antes de su visita.
Como con cualquier tipo de tecnología, el software de gestión de visitantes puede presentar problemas. Los siguientes son algunos problemas potenciales que una empresa podría enfrentar al usar software de gestión de visitantes.
Costo — Aunque rastrear visitantes con papel y lápiz consume tiempo y puede llevar a errores humanos, es increíblemente barato. El software de gestión de visitantes puede ser muy costoso, especialmente para empresas de tamaño empresarial. Algunas soluciones requerirán la integración de hardware, como cámaras, lectores de licencias de conducir, escáneres de tarjetas de presentación y potencialmente más.
La información sensible puede ser complicada de proteger — Los datos de los visitantes suelen ser bastante sensibles. Las piezas de información requeridas pueden variar desde correos electrónicos hasta números de licencias de conducir. Si la solución que selecciona está basada en la nube, necesitará ser encriptada para proteger las identidades de sus visitantes. Esa información encriptada también necesitará ser respaldada. Y, por supuesto, su empresa es responsable de proteger la información de los visitantes.
La mayoría de las soluciones de software necesitan integrarse con otras categorías de software para asegurar que esté funcionando al máximo de sus capacidades. Las siguientes soluciones pueden trabajar típicamente en conjunto con el software de gestión de visitantes.
Software de respaldo — Estas herramientas ofrecen protección para los datos de una empresa, copiando esos datos de servidores, bases de datos, computadoras y cualquier otro dispositivo. En caso de error del usuario, desastre corrupto o cualquier otro tipo de problema, esto asegura que las empresas puedan seguir accediendo a sus datos valiosos. El software de respaldo puede trabajar en conjunto con el software de gestión de visitantes para asegurarse de que la información de los visitantes siempre esté protegida.
Software de seguridad de datos — Otra forma en que las empresas pueden proteger los datos de sus visitantes es asegurarse de que estén seguros. El software de seguridad de datos protege y encripta datos, directorios y sistemas de amenazas, hackeos y fallos generales del sistema. Estas soluciones pueden integrarse con el software de gestión de visitantes para asegurar que los datos sensibles siempre estén seguros.